شبكة والعمل الجماعي

Durch Netzwerk und Teamwork wird das gemeinsame Arbeiten mit zentral gespeicherten Dokumenten und Informationen zum Kinderspiel.

Selbst die Zuweisung und Kontrolle von Erledigungen an andere Benutzer von Dokumenten ist in sekundenschnelle eingerichtet.

Dabei stellt die Netzwerkkontrolle ständig sicher, dass z.B. Benutzer netzwerkweit nur die für sie zugelassenen Dokumentmappen und Informationen einsehen können und doppelt geöffnete Dokumentmappen nicht gleichzeitig bearbeitet werden können um inkonsistente Daten zu vermeiden.

Umfangreiche Tools und Werkzeuge für ein netzwerkweites Teamwork in Verbindung mit der automatischen Dokumentmappenverlaufs- Historie und integrierte Messaging-Tools wie z.B. Echtzeitchat innerhalb der Realify PaperOffice Datenbanken realisieren perfekte Workflows und bieten ein absolutes Höchstmaß an Sicherheit und Transparenz.



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Vermeidung doppelter Daten (الفرعية وظيفة 1 من 14)

Die automatische Netzwerkkontrolle stellt sicher, dass die gleiche Dokumentmappe für weitere Veränderungen gesperrt wird, sobald ein Benutzer diese öffnet. Die Dokumentmappe kann zwar weiterhin geöffnet und auf Inhalte zugegriffen werden, jedoch sind Änderungen während der gesamten Öffnungsdauer nicht möglich. So werden doppelte Daten oder das Löschen bzw. Verwerfen von eingegeben Daten vermieden.

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Vermeidung doppelter Anmeldungen (الفرعية وظيفة 2 من 14)

Die automatische Netzwerkkontrolle stellt sicher, dass sich jeder Benutzer mit seinem Benutzernamen nur einmal an der Realify PaperOffice Datenbank anmelden kann. Sollte der Benutzer mit seinem Benutzernamen bereits an einem anderen PC angemeldet sein, so erscheint dort eine Mitteilung, dass ein zweiter Anmeldeversuch stattgefunden hat. Sollte diese Mitteilung nicht innerhalb 30 Sekunden abgelehnt werden, so wird der Benutzer dort automatisch abgemeldet und an dem aktuellen PC wieder angemeldet. Lästige Lauferei um sich abzumelden entfällt so vollkommen.

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التبديل السريع بين المستخدمين (الفرعية وظيفة 3 من 14)

Sie benötigen schnell eine Dokumentmappe oder andere Informationen, auf welche der aktuell auf dem PC angemeldete Benutzer keinen Zugriff hat? Kein Problem, einfach Druck der F-10 Taste aktiviert die schnelle Benutzerumschaltung. So können Sie schnell den Benutzernamen ändern, ohne sich komplett ab- und wieder anzumelden. Nachdem Sie die gewünschten Vorgänge erledigt haben, drücken Sie erneut die F-10 Taste um den PC zu sperren und sich abzumelden. Die schnelle Benutzerumschaltung kann auch als Sicherheitseinstellung automatisch nach einer vordefinierten Zeit in der Benutzerverwaltung aktiviert werden.

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Erledigungen für Benutzer festlegen (الفرعية وظيفة 4 من 14)

Insofern eine Dokumentmappe von einem Benutzer z.B. durch Rechnungskontrolle, Prüfung oder Durchsicht erledigt werden muss, so können Sie die Dokumentmappe entsprechend kennzeichnen und Arbeitsanweisungen oder Bemerkungen hinterlegen. Damit ein Benutzer die Dokumentmappe als erledigt kennzeichnet, muss der Benutzer dies durch seine digitales Benutzerzertifikat in Form der erneuten Passworteingabe bestätigen. Erledigungsoptionen können für einen oder mehrere Benutzer festgelegt werden, falls mehrere Benutzer dieselbe Dokumentmappe erledigen müssen. Eine Dokumentmappe gilt solange als unerledigt bis alle notwendigen Erledigungen als erledigt markiert wurden.

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Erledigungen auf Termin setzen (الفرعية وظيفة 5 من 14)

Insofern es sich bei Erledigungen um Terminsachen handelt, kann individuell festgelegt werden, bis wann die Erledigung stattzufinden hat. Alle Erledigungen mit Terminvorgaben werden automatisch mit der netzwerkweiten Termin- und Wiedervorlageverwaltung synchronisiert.

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Erledigte und unerledigte Erledigungen auflisten (الفرعية وظيفة 6 من 14)

Im Anzeige-Manager kann jederzeit eingesehen werden, welche Erledigungen noch nicht erledigt worden sind oder was bereits erledigt wurde. Dabei sehen Sie auf einen Blick, welcher Benutzer die Erledigung an welchen Benutzer zugewiesen hat und wie der aktuelle Erledigungsstatus ist.

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Dokumentmappen als "in Bearbeitung" markieren (الفرعية وظيفة 7 من 14)

Hier können Sie Dokumentmappen als "in Bearbeitung" markieren. Diese als "in Bearbeitung" markierten Dokumentmappen können dann im Anzeigemanager auf einen Blick aufgelistet werden. So erhalten Sie schnell einen Überblick auf das, was aktuell in Bearbeitung ist. Nach der Bearbeitung wird die Markierung entfernt. Die Dokumentmappe verbleibt die gesamte Zeit im Archiv.

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Live-Übersicht aller angemeldeten Benutzer (الفرعية وظيفة 8 من 14)

Sie haben ständigen Überblick über alle derzeit in Realify PaperOffice angemeldete Benutzer. Des Weiteren werden Informationen über die verwendete Realify PaperOffice Version sowie Benutzerdaten angezeigt.

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Echtzeitchat mit AES-512bit Verschlüsselung (الفرعية وظيفة 9 من 14)

Sie lassen Skype & Co. als Sicherheitsrisiko In Ihrem Unternehmen nicht zu, da sämtliche Kommunikationen unverschlüsselt über den ganzen Globus verteilt erfolgen? Genau richtig. Denn Realify PaperOffice verfügt über einen eigenen integrierten Netzwerkchat, welcher AES-512bit verschlüsselt vollkommen abgeschottet innerhalb der aktuellen Datenbank abläuft. Keine Chats oder Nachrichten werden so nach draussen getragen und die gesamte Kommunikation läuft intern hochverschlüsselt ab.

Starter-طبعةBasic-طبعةBusiness-طبعةexklusiv nur in Corporate-Edition vorhanden


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Erzeugung von Dokumentmappen-Verknüpfungen (الفرعية وظيفة 10 من 14)

Ein anderer Benutzer benötigt dringend eine Dokumentmappe, kann diese aber nicht so schnell finden? Mit nur einem Mausklick kann eine Verknüpfung zur ausgewählten Dokumentmappe an jeden Benutzer versendet werden. Der in der Realify PaperOffice Datenbank angemeldet ist. Des Weiteren lassen sich diese Dokumentmappen-Verknüpfungen sogar in externe Anwendung wie ERP-System oder Word Dokumente einbetten, so dass bei dem einfachen Klick auf diesen Link sich die passende Dokumentmappe öffnet. Die identische Funktion ist sogar mit Kategorie-Verknüpfungen im Anzeige-Manager möglich.

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Dokumentmappe auschecken und versenden (الفرعية وظيفة 11 من 14)

Dokumentmappen können komplett aus dem Archiv ausgecheckt und in die eigene Sammelablage verschoben werden, insofern der Benutzer dafür die nötigen Rechte hat. Anschliessend kann die Dokumentmappe als Original an jeden beliebigen Benutzer versendet werden. Ausgecheckte Dokumentmappen befinden sich nicht mehr im Archiv und werden daher solange nicht berücksichtigt bis diese wieder eingecheckt werden. Sie können Dokumentmappen auch an Benutzer versenden, welche aktuell nicht in Realify PaperOffice angemeldet sind.

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Dokumentmappenverlauf (الفرعية وظيفة 12 من 14)

Sobald eine ausgecheckte Dokumentmappe aus der Sammelablage heraus an einen anderen Benutzer versendet wird, wird dieser Vorgang in dem automatischen Dokumentmappenverlauf festgehalten und visuell als Flussdiagramm dargestellt. So kann jederzeit nachvollzogen werden, wer welche Dokumentmappe in Besitz hatte.

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Dokumentmappen intern versenden (الفرعية وظيفة 13 من 14)

Jede versendete Dokumentmappe wird unter dem Punkt „Gesendete Dokumentmappen“ aufgelistet. Dabei kann im Gegensatz zu einer normalen Email jederzeit die Dokumentmappe zurückgeholt und dem Empfänger entzogen werden.

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Dokumentmappen intern empfangen (الفرعية وظيفة 14 من 14)

Sobald eine Dokumentmappe von einem anderen Benutzer empfangen wurde, so wird diese unter dem Punkt „Empfangene Dokumentmappen“ aufgelistet, kann dort geöffnet und bearbeitet werden und anschliessend jederzeit weitergeleitet, zurückgeschickt oder wieder in das aktuelle Archiv eingecheckt werden.

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وتشمل هذه الوحدة مجموع الميزات الفرعية 14
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